10 pasos para la organización de eventos de empresa

10 pasos para la organización de eventos de empresa

La organización de eventos es una actividad no exenta de complejidades y detalles que en ocasiones una empresa debe abordar con diferentes objetivos y enfoques (dependiendo del tipo de organización que sea: científica, tecnológica, etc). En general se estima que estos son los grandes tipos de eventos a los que se suele recurrir: DE COMUNICACIÓN - conferencias, seminarios, reuniones, convocatorias de prensa; INTERNOS -iniciativas de trabajo en equipo, Junta General de accionistas, reuniones directivas, ceremonias de reconocimiento; DE VISIBILIZACIÓN - ceremonias de apertura, lanzamiento de productos, ferias.

Probablemente el tipo más utilizado es el que hace referencia a los eventos internos, y actividades para empresas puesto que al atender a los equipos, te permite fortalecer el / los grupo / s; posibilitar cambios, y recompensar logros. Es fácil pasar por alto que aunque la actividad sea dirigida exclusivamente a miembros de una misma organización (e incluso cuando el número de ‘beneficiarios’ fuera reducido), debe dotarse de una buena dosis de creatividad. Este tipo de eventos pueden concretarse en Actividades Deportivas (como las que ofrece Amazonia Team Factory), desde tirolinas, hasta rocódromos gigantescos, pasando por pasarelas colgantes, y otros emocionantes retos. Pero una empresa también puede introducir eventos internos mediante actividades lúdicas (como estos ejemplos de Team Building); o incluso de participación (talleres, cursos, clases de baile, etc.)

Se podría decir que atendiendo a la clasificación descrita en el primer párrafo es imposible equivocarse, pero no es así, puesto que la organización de un evento de empresa no es una tarea sencilla, por eso queremos aportarte una visión general de cuáles serían los pasos a seguir a fin de tener éxito

En primer lugar: ‘vete preparando’, quiero decir, que si no pones todo tu empeño en la organización del evento, éste tiene muchas posibilidades no ajustarse a las expectativas de los participantes, e incluso podría desacreditar la organización. Es necesario pues que te formules preguntas cómo:

  • ¿Es necesario celebrarlo?
  • ¿Qué objetivos persigo?
  • ¿De qué presupuesto dispongo?
  • ¿Que recursos humanos tiene la organización para desarrollar el evento?
  • ¿Cuál es la mejor época para ponerlo en marcha?
  • ¿Necesito contar con una empresa experta para la organización del evento?
  • ¿Qué tipo de evento me gustaría desarrollar?
  • ¿Cómo valoro las opciones que la empresa a contratar me ofrece?
  • ¿Estoy dispuesto / a a evaluar el resultado y asumir el resultado?
  • ¿Escojo un grupo de empleados para formar un comité de organización?
  • ¿Sé lo que les vendría bien a los profesionales que van a participar en el evento?

A partir de las respuestas, es posible elaborar el primer ‘hilo’ para que vuestro evento sea todo un éxito, y ahora sí que vamos con esos “10 pasos para la organización de eventos de empresa”:

PRIMER PASO

Una vez que te has marcado los objetivos, puedes perfilar el evento, ¿de qué tipo será?, ¿qué crees que conseguirás con su implantación? Por ejemplo, si deseas recompensar al equipo por unos resultados, es posible invitar a todos sus miembros a, uno de estos ‘team event’, que impulsará al equipo hacia el cambio y la acción, a la vez que los participantes disfrutan explorando y descubriendo sus propias habilidades, venciendo sus resistencias y disfrutando de una experiencia estimulante. Todo ello en un ambiente único de Naturaleza que posibilita el conocimiento de "uno mismo" y del ‘otro’ de una forma relajada.

Puede también que desees promocionar un producto antes de su lanzamiento, y que recurras a la exposición pública en una feria, o incluso que tu organización vaya a reconocer los años de trabajo de un compañero que se jubila, es el momento quizás de una cena seguida de concierto. Hay muchas posibilidades de ahí la importancia de fijar primero los objetivos.

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SEGUNDO PASO

Define fecha, hora de comienzo y público al que se enfoca el evento: este último no tiene que estar formado exclusivamente por los profesionales de la empresa, puesto que en algunos casos se trata de conferencias, congresos,... y los participantes son variopintos (clientes, proveedores,..). Y en cuanto a los espacios debes pensar que durante un mismo evento es posible realizar actividades diferentes, para las que se deben preparar espacios simultáneos. Imagina por ejemplo la presentación de un producto en la que en un stand es posible realizar pruebas del mismo, y en una sala habilitada, los asistentes reciben información ampliada sobre sus utilidades, gracias a una presentación que incluya imágenes y experiencias de prueba.

Hay algo importante que debes saber: cuando fijes fecha y hora acuérdate de mirar el calendario para asegurarte de que no coincide con fiestas locales o nacionales; también de que el día escogido no cae en medio de un puente. Son fechas peligrosas para celebrar un evento.

TERCER PASO

Evalúa los recursos de los que la empresa dispone para poner en marcha el evento: estos recursos pueden ser de tipo económico (el presupuesto que se destina), material (espacio físico y materiales), o humanos (internos o externos).

Aquí es dónde entran en juego las empresas que se encargan de todo lo necesario con la gestión del evento, a partir de la decisión de la organización contratante. Os aseguro que en más de una ocasión esta fórmula resulta ser la más adecuada porque evita el desgaste, y compensa el esfuerzo económico con la tranquilidad de ‘estar en buenas manos’.

CUARTO PASO

Es el momento de elaborar el Plan del evento corporativo, que incluirá el cronograma de actividades previstas. Es conveniente abordar el Plan con antelación, para poder ir corrigiéndolo conforme se concreten los aspectos concretos del evento.

Pero el Plan es un documento que también incluye la descripción de las actividades, y la adecuación a los participantes; es muy importante tenerlo de base para presentarlo a las personas que asistirán, o si te han encargado la organización del evento, para que el gerente de la empresa realice un seguimiento de cerca.

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QUINTO PASO

Ahora que ya tienes claro cómo, dónde, cuándo y quien desarrollará el evento (además de a qué objetivos responderás), te conviene centrarte en COMUNICARLO. Para ello también es necesario realizar un ejercicio de análisis centrado en la ‘Comunicación’ del mismo; y en ese análisis se tendrá en cuenta el perfil de los asistentes. Es decir:

  • ¿Se trata de compartir los resultados de una investigación? Prepara entonces el resumen ejecutivo junto a la convocatoria de prensa para los medios.
  • ¿Es una ceremonia interna de reconocimiento? Envía a los empleados un mail adjuntando un vídeo protagonizado por la persona a la que se van a reconocer méritos o años de trabajo.
  • ¿Abres una nueva línea de productos? No olvides que en la invitación quede claro que se obsequiará con muestras gratuitas.
  • Si a los participantes al evento de equipos de trabajo les llega una invitación para disfrutar durante un día de una de estas Gymcanas temáticas; acuérdate de escribir dónde y cuándo les esperas.

SEXTO PASO

Prepara el evento: asegúrate de que todo marcha según el plan: supervisa el espacio físico, el equipamiento necesario (infraestructuras, mobiliario y tecnología); asegúrate que las actividades están bien coordinadas, y todos los miembros del comité organizados tengan claras sus funciones / o en su defecto que la empresa contratada os comunique ‘el paso a paso’ de cómo funcionará todo.

SÉPTIMO PASO

Este paso mueve a la reflexión, puesto que aún tienes un cierto margen de maniobra hasta que llegue la fecha del evento. Es momento de que te preguntes: ‘¿el evento va a generar experiencias?’, porque independientemente de los objetivos, debe resultar significativo para sus participantes. Debe motivar, ilusionar, debe servir para descargar tensiones y hacer pensar que se quiere más.

¿Crees que será así? ¿estás seguro de que no debes introducir algún cambio?

OCTAVO PASO

El evento se hace realidad, pero no por arte de magia, sino fruto del esfuerzo de varias semanas. Es momento de disfrutar, recibir feed back, pasarlo bien, y comprobar que el Plan se ha cumplido a la perfección, las caras de los participantes son la evaluación inicial, y no mienten, te lo aseguro.

Es momento también de agradecer colaboraciones, patrocinios, asistencia,…

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NOVENO PASO

La evaluación final debe hacerse con la empresa que ha posibilitado la actividad, si es el caso. La evaluación es a menudo la gran olvidada, y no precisamente por su irrelevancia, todo lo contrario. Realizada convenientemente (cuestionario que se envía a cada participante, verificación de la adecuación, consecución de objetivos), te da muchísima información de cara al futuro, porque más vale saber lo que nos hemos olvidado o hecho mal, que pasarlo por alto.

DÉCIMO PASO

¡Prepárate para el siguiente!, pero antes descansa, porque la rutina siempre es muy beneficiosa.

Y ahora seguro que te preguntas ¿eso es todo?, pues no, porque si bien estos “tips” seguro te ayudarán a desarrollar un evento exitoso, no dejes de aplicarte para EVITAR los errores en los que no deberás caer:

  • No hay hueco para la improvisación el día señalado: previamente debes dedicar un tiempo diario a realizar anotaciones para que todo salga conforme las previsiones.
  • Si ignoras las opiniones de los empleados y tus colaboradores, solo conseguirás la insatisfacción por parte de los participantes.
  • Estirar el presupuesto no siempre da resultado, porque lo único que conseguirás es una experiencia pobre, y un resultado del que probablemente te arrepientas.

Y sobre todo: JAMÁS hagas creer a nadie que el éxito ha sido solo tuyo, porque no es cierto, ya que todo el equipo de organización, además de la empresa a la que habéis contratado servicios, ¡y por supuesto los participantes! han posibilitado ese buen resultado que ahora ya es un precedente para tu organización.

Imágenes | AmazoniaTeam Factory, Caryl Lyons {ROAR events group} y wandnphotography

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