Eficacia laboral, cómo ser más eficiente en el trabajo

eficacia y eficiencia laboral

En todas las empresas del mundo hay un objetivo común en cuanto a equipo se refiere (puntualizamos para no caer en el de las ventas que por supuesto es el que todos perseguimos arduamente), y éste no es otro que conseguir que tanto a modo individual por parte de cada integrante del conjunto como en grupo, exista un nivel muy elevado o al menos, óptimo, de eficacia y eficiencia en el trabajo.

Aumentar la productividad y que el volumen de trabajo estipulado salga en el menor tiempo posible con la máxima calidad, es el santo grial empresarial. De esta acción se derivan todas como aumentar ventas, generar más y mejores clientes, etc. Si un equipo trabaja de forma eficaz y eficiente, la productividad será mayor y los resultados mucho más óptimos. Esto es clave y todos los líderes (que no jefes), están enfocados a ello.

Eficacia vs Eficiencia

Para poder ahondar más en estos asuntos y determinar las mejores acciones y estrategias para conseguir aumentar tanto la eficacia como la eficiencia, lo más importante es que sepamos qué es cada una y cuáles son sus diferencias y/o similitudes. Ambos términos se consideran sinónimos y por supuesto, tienen una relación unidireccional intrínseca ya que la una sin la otra no funciona.

Eficacia: la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera en algo que se ejecuta.

Eficiencia: la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.

A efectos prácticos y para entenderlo mejor, tanto con la eficacia como con la eficiencia se consigue cumplir el objetivo, pero la eficiencia (el trabajo eficiente) necesita muchos menos recursos (por ejemplo, el tiempo) para llegar a ese mismo objetivo. Por tanto, una persona que es considerada eficiente porque hace su trabajo y llega al objetivo de forma rápida y con calidad, también es eficaz, mientras que si no se es eficaz, no se puede ser eficiente.

eficacia y eficiencia

Cómo conseguir ser más eficiente

La eficiencia es algo que se debe trabajar día a día, sobre todo actualmente que tenemos miles de inputs alrededor que nos distraen a la mínima y que consiguen que nuestro nivel de eficacia disminuya. Trabajar en una oficina frente a un ordenador es una puerta gigante siempre abierta hacia la distracción, y es que Internet, las mensajerías instantáneas, las redes sociales… nos llevan a volar y a dejar de hacer la tarea que estemos desarrollando. Por ésto, en las empresas debería ser imprescindible trabajar sobre técnicas y métodos para que todos los miembros del equipo estén más enfocados en sus objetivos y tareas diarias. Es algo en lo que hay que ser constante y jamás abandonarlo. Es como el gimnasio: si vas un mes y te pones fuerte, no puedes dejar de ir porque los resultados se irán disipando y perdiendo. ¿Cómo puedes trabajarlo?

  • Pérdidas de tiempo: para conseguir aumentar tu eficacia y llegar a ser muy eficiente, debes identificar dónde estás perdiendo el tiempo (los ladrones de tu tiempo). Es la primera reflexión que debes poner en práctica, y seguro que te costará un poco porque hacer auto-análisis no es sencillo, pero para poder poner solución hay que identificar el problema. ¿Dónde pierdes el tiempo? ¿Qué te distrae y te absorbe? ¿Qué hace que pierdas el foco? Lístalo. Seguramente serán las redes sociales, el móvil y sobre todo, el email. Nos pasamos el día mirando el mail y dejamos lo que estamos haciendo para contestar los correos que entran en nuestra bandeja de entrada, perdiendo de vista lo importante, y trabajando siempre sobre lo inmediato.
Eficacia y eficiencia
  • Tareas pendientes: otro de los puntos básicos para ser más efectivo y eficaz en tu trabajo es saber qué tienes que hacer. Esto atiende al principio básico de "si no sabes dónde tienes que ir, es imposible que puedas marcar el camino". Si no tienes claro por la mañana o el lunes de cada semana todos los trabajos que tienes que ejecutar, no podrás jamás ser eficaz. Así que crea una rutina saludable de de trabajo, y al principio o al final del día (nuestra recomendación es que lo hagas al final del día para que tu cerebro lo asimile durante la noche), planifica tu trabajo con una lista de las tareas. Así empezarás con el foco en lo que tienes que hacer. Esta hoja de ruta es fundamental para marcarte unos objetivos de rendimiento y fluir en el día.
  • Reparte tu tiempo de forma efectiva: esto es muy nuestro y forma parte de nuestra cultura del trabajo. Somos uno de los países europeos que más tiempo diario dedican al trabajo, sin embargo, no se reflejan en unos excelentes resultados (económicos y empresariales). ¿Por qué nos pasa esto? No hacemos un reparto efectivo de nuestro tiempo. Dedicamos "x" horas al día al trabajo (generalmente, unas 8 horas), relacionalas con las tareas y asígnales tiempos coherentes a cada una. Hazte  responsable de que tienes que hacer tus tareas en ese tiempo y no vale quedarse más horas ni terminarlas en casa. Sobre todo porque lo más saludable para nuestra psique es tener una vida privada además del trabajo, si no quieres sufrir de estrés, del síndrome de burn out o de cualquiera de las patologías asociadas a una mala gestión del trabajo.
  • Delegar, esa gran acción responsable: a todos nos cuesta y aunque parezca mentira, cuanta más responsabilidad tenemos en nuestros trabajos, más difícil es esto de delegar. Nos gusta creer que "si no lo hacemos nosotros", no sale adelante con la misma calidad, o en los tiempos óptimos,... El resultado de esta falsa creencia es que nos cargamos de mil y una tareas, aunque ello signifique que no vayamos a llegar con los tiempos y que nos sature dejándonos sin tiempo para lo que realmente nosotros aportamos valor, además de exhaustos para poder hacer el resto de cosas. Delegar es una de las acciones más inteligentes que puedes acometer para que tu negocio fluya y llegue a objetivos. Cada uno es bueno en algo y tú en lo tuyo. Nadie puede ocuparse de todo. Determina qué puedes delegar y a quién, y hazlo pero con confianza plena de que la otra persona lo hará genial (o por lo menos, cada vez mejor).Eficacia_Eficiencia
  • Decir NO es saludable: no puedes, por mucho que quieras, llegar a todo, así que en la línea del punto anterior, otro paso que debes aprender a dar es a decir NO. Si dices SÍ a todo y coges y coges tareas, es imposible que llegues a realizar las tuyas. Así que sé asertivo y aprende a decir NO cuando realmente no puedas. No es ser borde ni antipático, es ser consecuente con tus responsabilidades y realista con las posibilidades.

*Con estos tips tu eficacia y eficiencia será mayor y aumentarás tu productividad y la de tu equipo. Ponlo en práctica y notarás resultados y una última cosa, esto no es sólo aplicable al trabajo, en tu vida diaria también puedes ser muy productivo y eficaz si tomas en cuenta estos mismos consejos y pautas. Llegarás a más, con más calidad y serás más feliz. Hasta la próxima!

 

 

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