Pacto de equipo para ser más eficientes

Pacto de equipo por la productividad

El rendimiento del equipo es una cuestión de compromiso. Por eso, hoy os proponemos este "pacto de equipo" con puntos clave encaminados a mejorar la productividad.

Por la presente, mi equipo y yo declaramos la intención de convertirnos en un equipo altamente productivo que busca la excelencia en su trabajo.

Para ello, nos comprometemos a hacer todo lo posible por trabajar juntos de la forma más eficaz posible cumpliendo los puntos reflejados en este documento:

  • Los problemas de uno son problemas de todos. La responsabilidad de que el trabajo salga adelante es del equipo y no de una persona en particular. Si alguien tiene algún problema que le impide desarrollar su trabajo, el equipo buscará una solución a ese problema.
  • La primera hora es sagrada. La primera hora suele ser la hora más productiva en el trabajo, y es el mejor momento para acometer la tarea principal de cada jornada. Durante la primera hora, respetaremos al máximo la concentración de nuestros compañeros.
  • Todos tomaremos los descansos al mismo tiempo. El descanso en equipo también es importante para el trabajo. Procuraremos encontrar momentos en común para poder tomarnos los descansos todos juntos y poder charlar.
  • Mantendremos periodos de silencio. No significa que no hablemos nunca, significa que respetaremos los periodos de máxima concentración del equipo. Normalmente una persona necesita entre 2 y 4 horas de máxima concentración al día para hacer bien su trabajo. Procuraremos estar todos concentrados al mismo tiempo.
  • No nos interrumpiremos a no ser que sea realmente necesario. Las interrupciones hacen que nos desconcentremos y que seamos mucho más ineficientes en el trabajo. No interrumpiremos a un compañero a no ser que sea estrictamente necesario. Procuraremos concentrar varias consultas en una sola interrupción.
  • Siempre pediremos permiso antes de interrumpir a alguien. Antes de que un compañero nos atienda, primero le preguntaremos si puede atendernos. Si no puede en ese momento, no nos sentiremos ofendidos y buscaremos un momento mejor para exponer nuestra consulta.
  • No estaremos pendientes del email a cada segundo. El email es un sistema de comunicación en diferido. No debemos fomentar el que los correos electrónicos se respondan al instante. Consultaremos nuestra bandeja de entrada un máximo de dos veces por hora y entenderemos que un email que enviemos puede tardar varias horas en ser respondido.
  • Uno de nosotros será el responsable de atender a “las visitas”. Las interrupciones externas afectan mucho al rendimiento de un equipo, por lo que designaremos un solo interlocutor que atenderá a la gente que necesita comunicarse con el equipo y responderá el teléfono. Si no hay nadie con este rol específico en el equipo, haremos que el cargo sea rotatorio.
  • Cuando enviemos un email, explicaremos de la forma más clara posible qué necesitamos. El asunto siempre explicará el contenido del email. Nunca jamás podremos asuntos como “urgente”, “importante leer” o “problemas con cliente” En el caso de que exista una cadena de emails, resumiremos siempre las conclusiones para facilitar a nuestros compañeros la lectura.
  • Las reuniones siempre tendrán una duración predeterminada. Nunca podrán durar más del tiempo establecido para dicha reunión. Procuraremos exponer nuestros puntos de vista de la forma más eficaz posible y no interrumpiremos a las personas que hablan en cada momento.
  • Siempre enviaremos un orden del día antes de cada reunión. No hablaremos de ningún tema ajeno al orden del día y nos ceñiremos en la medida de lo posible a las cuestiones objeto de la reunión. En el caso de que necesitemos hablar de otras cuestiones, procuraremos comentarlo después de la reunión.
  • Siempre tendremos un plan. Tendremos un objetivo en común que será el centro de nuestro trabajo. No dejaremos que el día a día nos coma y siempre tendremos en mente cuál es nuestro objetivo mientras trabajamos. Procuraremos que nada nos aleje de ese objetivo.
  • No todo es urgente. Sabremos diferenciar claramente lo urgente de lo importante y no dejaremos que unas tareas sustituyan a otras en la cola de prioridades. Sabremos indicar a nuestros compañeros cuál es la prioridad de cada tarea que les pedimos, y confiaremos en su criterio para saber en qué momento deben desarrollarla.
  • Sabremos diferenciar entre lo que nos gustaría y lo que puede ser. Aunque nos gustaría que todo saliera siempre perfecto, seremos realistas. Cuando nos comprometamos a hacer algo, diferenciaremos nuestros deseos de la realidad y siempre crearemos expectativas alcanzables.
  • Las horas de trabajo son para trabajar. Siempre que sea posible, no trabajaremos más horas de las que marca nuestra jornada laboral. Si no somos capaces de desempeñar un buen trabajo en nuestras horas marcadas para ello, buscaremos una explicación y pediremos los recursos necesarios.
  • Las horas de descanso, para descansar. Nunca trabajaremos fuera de nuestra jornada laboral. Dedicaremos nuestros periodos de descanso a realizar actividades que no estén directamente relacionadas con nuestro trabajo.

Declaramos que estos puntos son los que convertirán a nuestro equipo en un equipo eficaz y cualquiera que desee formar parte de él deberá cumplirlos todos, bajo pena de ser considerado poco productivo.

Fdo. Un equipo productivo

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