Si queremos trabajar de forma óptima en equipo, es imprescindible mejorar la comunicación en el grupo. Los mayores problemas en las organizaciones y de los propios equipos de trabajo cuando desarrollan proyectos en conjunto, vienen derivados de la falta o mala comunicación existente. Es algo que hay que sembrar y desarrollar día a día. Revisar qué y cómo se está haciendo en aspectos de comunicación para corregir desviaciones, implementar nuevas formas y así, conseguir una mejor comunicación para el trabajo en equipo. ¿Cómo hacerlo? Te dejamos algunos tips y consejos que, al implementarlos, veremos cambios y mejoras casi de inmediato.
Trabajo en equipo en grupos desmoralizados
Con la llegada y el auge del teletrabajo, los equipos están cada vez más deslocalizados. Nos vemos menos personalmente (las videollamadas no son lo mismo), los encuentros son más impersonales y estamos tendiendo a un trabajo más individualista.
Pero es importante advertir que el trabajo en equipo sigue siendo fundamental para determinados proyectos, así como para asegurar un buen ambiente laboral en las empresas.
Los humanos somos seres sociales que nos gusta trabajar con otras personas. Cuando desarrollamos tareas en equipo, nuestra creatividad se ve incentivada, somos más proactivos y perseguimos de forma más insistente el objetivo. Eso sí, para que funcione un equipo este debe contar con unas bases muy sólidas y de obligado cumplimiento por parte de todos: compromiso, equiparación de cargas de trabajo y sobre todo, una excelente comunicación.
Con la deslocalización que comentábamos al principio, esta comunicación entre grupos se ha visto mermada. Las empresas se enfrentan a nuevos retos si quieren mantener la libertad de movimiento de sus empleados pero seguir cultivando una buena comunicación.
Es por eso que, en esta era de teletrabajo, los equipos deben permanecer unidos encontrando la manera de potenciar sus fortalezas. Hay que saber encontrar nuevas vías de comunicación sin que ellas vayan en detrimento de la productividad (tampoco es útil llenar la agenda de videollamadas y comunicaciones por chats que se convierten en fugas de tiempo).
Este es el nuevo reto al que todos nos enfrentamos ahora: la comunicación en equipos de trabajo deslocalizados. Pero si algo tenemos a nuestro favor es el uso de nuevas tecnologías que nos facilitan el trabajo. Hay que aprender a usarlas correctamente y en pro de la eficacia y eficiencia.
10 tips para mejorar la comunicación en equipos de trabajo
El objetivo principal cuando trabajemos en equipo es conseguir que la información fluya de forma correcta. Hoy en día, entre que trabajamos en casa - deslocalizados (no todos en la misma oficina), que contamos con colaboradores externos - freelance para determinadas tareas y que hemos aprendido que la “reunionitis” no es nada efectiva, hemos perdido en parte esa conexión y adhesión al grupo. Hay que recuperarla y dar con la dosis justa para un equilibrio perfecto. Con determinados tips y estrategias podemos conseguirlo y además, aumentar el flujo de trabajo y la productividad.
1 Conocimiento de todos los miembros del equipo
Todos los miembros y participantes tienen que estar totalmente alineados con los demás. Es muy negativo incluir a miembros en el equipo y/o el proyecto y que aparezcan de la nada haciendo tareas y pidiendo información. Hay que realizar presentaciones adecuadas y que así, nadie se sienta amenazado ni excluido. Trabajar el onboarding de los nuevos miembros es esencial para todos.
2 Objetivos y metas claras para todos: mejorar comunicación
Si no sabemos dónde vamos, no podemos ni siquiera, motivarnos para llegar allí, muchos menos encontrar el mejor camino y hacerlo de forma optimizada. Todos debemos conocer cuáles son los objetivos del grupo, los particulares, los del proyecto, etc. Las metas deben ser claras y de ahí, diseccionarlas por tareas para que cada uno sepa hacia dónde va y el por qué.
3 Presentación de proyectos
Los proyectos se van sumando y generando de forma paulatina. Pueden converger varios proyectos a la vez y de ahí, que tengamos diferentes frentes abiertos. Cuando llegue un nuevo proyecto al equipo hay que convocar una reunión conjunta, dar a conocer todos los detalles y de ahí, empezar el protocolo de trabajo.
4 Asignación de tareas
Trabajar en equipo no significa que no sepamos lo que tenemos que hacer y que cada uno no tenga su trabajo bien delimitado. Al contrario. Es más importante aún cuando trabajamos en equipo tener perfectamente delimitadas las tareas de cada uno. Así podremos saber qué tenemos sobre la mesa, los timmings y qué hay que compartir - hacer con los demás. Trabajo individual para poder trabajar en equipo.
5 Determinación de reuniones: cómo y cuándo - gamificación
La gamificación nos ayuda a ser más productivos en ambientes “diferentes”. Con los equipos deslocalizados también es viable incluir estas dinámicas en forma de juegos para que regenerar ese interés por trabajar en equipo. No podemos caer en el solitarismo y que se convierta en un espacio demasiado confortable.
6 Generación de espacios para compartir ideas
Pensar en equipo, construir ideas, proyectar con creatividad es uno de los beneficios más destacables del trabajo en equipo. Hay que encontrar ese punto saludable entre controlar el volumen de reuniones (que no se convierta en un despropósito de reuniones virtuales constantes) con dejar de tenerlas en su totalidad. Es muy beneficioso para todos que tengamos espacios creativos para compartir ideas en un marco de confianza.
7 Permitir y aceptar la crítica constructiva del resto: optimizar comunicación
La crítica es importante para un buen trabajo en equipo. Sin ella, todo lo que se haga será validado y no estaremos atendiendo a los marcos de mejora. Eso sí, debemos aprender a dar feedback y también a recibirlo.
No sirve de nada si permitimos la crítica y la recogemos mal generando aversión hacia otros miembros del equipo. La crítica siempre debe ser constructiva y bien aceptada e integrada. Para eso, es importante no perder de vista la comunicación emocional.
8 Elección de herramientas digitales para la comunicación
Si a algo nos ha ayudado la revolución digital es sin duda, a tener herramientas a nuestro alcance que hacen el trabajo más fácil. Debemos acordar entre todo el equipo y/o formarnos, en el uso de herramientas digitales óptimas para el trabajo a desempeñar. Un gestor de proyectos es básico para focalizar el trabajo de todos de forma optimizada, sin pérdida de información ni generación de “cuellos de botella”.
9 Transparencia constante
Un buen trabajo en equipo es totalmente incompatible con ocultar información. Todos debemos saber y conocer qué está ocurriendo para saber el punto en el que nos encontramos, poder abordar soluciones y tener una visión completa del escenario.
10 Entrenamiento y encuentros presenciales
Hay que incluir de forma periódica y también excepcional, encuentros y reuniones presenciales. En estos casos de equipos deslocalizados, las dinámicas de Team Building en plena naturaleza son realmente eficaces y aportan un éxito único. Debemos destinar presupuesto y tiempo para fortalecer de forma presencial al equipo.
Desde Amazonia Team Factory hemos desarrollado programas para incentivar la comunicación en los equipos de trabajo. Diseñamos dinámicas totalmente ad-hoc para la consecución de objetivos. ¿Hablamos?