Kick off meeting: significado y ejemplos prácticos

Seguro que lo has visto en una escena de película (de película americana, claro…); y no es por que en Europa no sepamos qué es esto del Kick off Meeting: una sala de reuniones equipada con mesa (ovalada o circular), sillas, pizarra/papelógrafo, pantalla y proyector; una o dos personas de pie explicando, y el resto comprobando las carpetas que se les ha entregado con una descripción de proyecto. Tras la exposición, todos realizan aportaciones y anotan los comentarios ajenos; se intenta ajustar la idea inicial a la necesidad del cliente y a la viabilidad o previsible aceptación. Y para finalizar, se desarrolla, una actividad de tipo deportivo y de competición fair play para dar el pistoletazo de salida a un proyecto o nueva etapa en la empresa. Esta dinámica es una de las actividades de team building clásicas, aplicadas a equipos de alto rendimiento y otros grupos de trabajo.

Quizás ni siquiera hayas oído hablar de este concepto. Es un término que proviene del mundo del deporte y las actividades para empresas, y que se está adaptando en los últimos años a los entornos empresariales. Se trata de una reunión de trabajo en la que están implicados miembros de la empresa (generalmente, los responsables de un proyecto que se pretende lanzar), coordinadores o jefes de departamento, quizás también, mandos intermedios, así como clientes y sus representantes (todos tienen cabida). Es una actividad de lanzamiento de servicios o productos, y su finalidad es aportar el mayor número de visiones posibles de cara al desarrollo de los mismos.

KICK OFF MEETING: LA CLAVE ESTÁ EN EL INICIO

Hay mucha literatura sobre el tema que señala la mejor época para realizar un kick off en enero, lo cual es lógico teniendo en cuenta que empieza un nuevo año, y ello conlleva nuevos propósitos y proyectos; pero en la práctica un proyecto se lanza cuando está listo, o en la fecha que se considera más idónea. Después del verano también es habitual poner en marcha iniciativas, aunque quizás de corto recorrido.

Un Kick off Meeting tiene 2 partes fundamentales: una reunión y una actividad deportiva al finalizar la reunión. ¡Comenzamos!

La "reunión de arranque"

La reunión de arranque es la que se celebra en sala. Con esta reunión, concentramos toda la información necesaria para arrancar el proyecto, con todos los implicados al mismo tiempo. Resulta ser una gran herramienta de trabajo enfocada a la comunicación, que sin ella, las bases del proyecto o nueva etapa no serían sólidos.

La convocatoria: todos los asistentes al kick off (incluso los miembros de la empresa) recibirán un mail o circular indicando fecha, hora y lugar. La importancia de realizar una reunión presencial (o si no es posible, una videoconferencia) reside en que se ponen en marcha los principios de la Teoría de la Comunicación, permitiendo mayor claridad en la transmisión, clarificar objetivos y metas, conseguir un compromiso duradero y la implicación de todos, elementos fundamentales  para arrancar con buen pie cualquier proyecto.

En la reunión del Kick off meeting, es importante también, la ‘puesta en escena’, pero incluso ésta resulta sencilla con una adecuada preparación. Por eso, te contaremos los tips para salir airoso, pero antes permite que te recordemos que si los inicios son importantes, un buen final tiene una repercusión igual o superior; por eso adquiere una especial relevancia la confección de un acta - donde consten las tareas que todas las partes asumen, y los compromisos a alcanzar - que se enviará a todos los asistentes en menos de una semana desde la reunión.

No hace falta que te recordemos que si organizas una de estas reuniones, debes estar al menos una hora antes del comienzo en la sala dónde se celebre, porque aunque lo hayas preparado previamente, el contacto con el lugar te facilitará las cosas y puedes dedicarte a repartir las carpetas, encender los equipos, anotar los puntos claves en la pizarra / papelógrafo, y comprobar que todos tendrán bolígrafo - o un usb con la presentación -. Además permitirá que el kick off empiece puntual, eso da muy buena imagen: la reunión empieza con la bienvenida y la presentación de quién la guiará, después se explica a los asistentes el material que se les ha entregado, y se les indica que al finalizar la exposición empezará el turno de preguntas y aportaciones; es fundamental indicar el tiempo de que se dispone en total, y cumplirlo.

¿Preparados, listos, …?

La reunión de arranque debe responder a una serie de cuestiones, y - recuerda - debes saber escuchar y recoger las aspiraciones de todos.

• ¿A qué necesidad responde el proyecto? ¿qué metas se cumplirán?
• ¿Cuáles son las fechas críticas?
• Presupuesto
• Demuestra que has tenido en cuenta a quién va dirigido el proyecto
• ¿Qué riesgos están asociados? ¿qué restricciones contempla?

Todos estos aspectos son discutibles, y todas las visiones deben compartirse para poder llegar a acuerdos

¿Cómo se consigue eso?

Como dice la clásica expresión “cada maestrillo tiene su librillo”, eso sí, hay pocas técnicas más estudiadas y de efectividad demostrada que el ‘brainstorming’ o lluvia de ideas. Consigue recoger las sugerencias de todos de una forma sencilla y natural. Eso sí, la condición es seguir las reglas: todos pueden opinar pidiendo turno, está prohibido juzgar, es necesario dejar escritas las intervenciones y se pueden poner metas para alentar (por ejemplo llegar a 25 ideas). Una vez acabado el turno de palabra, empieza otro en el que se valoran las aportaciones más interesantes, y se sugieren mejoras para otras. Además el moderador (uno de los responsables del proyecto) mantendrá un ambiente distendido.

La actividad deportiva

La actividad deportiva al finalizar la reunión es muy importante para crear un clima adecuado y alinear las expectativas de todos.

Una vez ordenadas las ideas y objetivos, y concretados los aspectos técnicos y comerciales del nuevo proyecto en la reunión en sala, se finaliza con una actividad de competición fair play.  El objetivo fundamental es motivar a los equipos implicados en el proyecto, y propiciar un ambiente óptimo para su desarrollo y ejecución.

Esta competición deportiva debe ser estimulante y una clara invitación a salir de la zona de confort para afrontar nuevos desafíos. No olvides que, además de pasar un rato distendido y en convivencia deportiva, pretendemos modelar actitudes flexibles y orientadas al éxito global del proyecto, fomentar el trabajo en equipo, ganar en confianza, favorecer la colaboración y sellar el compromiso de los participantes en el proyecto.

En Amazonia Team Factory hemos diseñado un  kick off meeting porque sabemos que son eventos ideales para arrancar los proyectos, lanzar nuevos productos o iniciar una nueva etapa en la empresa. Además de contar con todas las infraestructuras necesarias (tanto para la reunión de arranque como para la actividad deportiva en naturaleza), facilitamos todo lo necesario para que tu Kick-off Meeting sea un éxito.

Kick off meeting: ejemplos

Para que compruebes su utilidad, te daremos algunos ejemplos prácticos. Un kick-off Meeting sirve para presentar proyectos como:

• El lanzamiento de un libro.
• Una plataforma digital de incentivo de la lectura dirigida a escolares y profesores; siendo el cliente la administración educativa.
• Una campaña de comunicación sobre el lanzamiento de un restaurante especializado en alergias alimentarias.
• Un tejido innovador para prendas deportivas y dirigido a deportistas.
• El análisis de datos que permitirá al cliente escoger el público objetivo de sus servicios.

Después de revisar varias experiencias y convocatorias a Kick off meeting, llego a la conclusión de que el éxito que se le atribuye a esta metodología de actividades para empresas para lanzar proyectos, reside en que evita cualquier atasco, puesto que cuenta con distintos puntos de vista que permiten modificaciones, y - por lo tanto - movimiento.

Imágenes | Michigan Municipal League (MML), Europeana EU, Amazonia Team Factory, y en Flickr.