A menudo cuando pensamos en mejorar nuestra productividad o la de los equipos que dirigimos pensamos en fórmulas para sacar mayor rendimiento a nuestro tiempo, a estrategias para permanecer más tiempo trabajando que perdiendo el tiempo en cómo permanecer más tiempo concentrados en lo que estamos haciendo.
Todo eso forma parte de las estrategias de gestión del tiempo que nos convierten en profesionales más eficaces, desde luego. Pero muchas veces perdemos el foco de lo más importante, de lo que realmente importa: el por qué. Nuestra meta final. ¿Qué queremos conseguir con tanto trabajo? ¿En qué punto podremos tomar aliento y decirnos a nosotros mismos "lo he conseguido, busquemos un nuevo reto"?
Perder de vista la meta es seguramente la mayor causa de pérdida de productividad. El día a día es intenso. Trabajamos muy duro y terminamos el día satisfechos con lo que hemos hecho. "Hoy he hecho un montón de cosas". Estupendo. Pero, ¿te has preguntado si todas cosas que has hecho realmente importan? ¿Te han acercado un poco más a tu objetivo?
Este problema se agrava especialmente con metas a largo plazo. Cuando una meta está muy alejada en el tiempo lógicamente es mucho más sencillo perderla de vista y olvidarla.
Existe un truco muy sencillo que es puro sentido común. En el mundo de la gestión de equipos suele llamarse "Divide y Vencerás" (famosas palabras escritas por Julio Cesar en la Guerra de las Galias). Si una meta es demasiado amplia como para ser abarcada de una sola vez, es conveniente establecer metas intermedias más asequibles para que nos resulte más sencillo mantener el foco. Es el famoso "partido a partido" que a veces entonan los entrenadores de fútbol en las ruedas de prensa. No olvidemos que los entrenadores son, ante todo, expertos en gestión de personas.
Al fijar una meta cercana y palpable podemos medir de forma mucho más sencilla lo que comentábamos al principio, si una tarea nos acerca o no a la consecución de nuestro objetivo. Es imposible calcular el impacto que tendrá un informe sobre el objetivo de la empresa de crecer un 10% en 3 años. Es imposible saber si incidirá en la cuenta de resultados de este año. Pero si podemos saber si nos acerca más o menos a una meta más asequible como puede ser mejorar los resultados de un trimestre. Terminar el informe nos acerca a nuestra meta intermedia, que es obtener beneficios en este trimestre. Los beneficios de este trimestre ayudarán a cerrar el año en positivo lo que a su vez nos ayudará a cumplir el objetivo último de la empresa, que resulta ser inabarcable.
Fijar metas intermedias fomenta además la disciplina y la autogestión de las personas que están involucradas en la consecución de un objetivo. Es imposible que un grupo de personas se autogestionen si la meta que fijamos es del tipo "este año hay que terminar el proyecto". Es mucho más efectivo ejercer un rol de dirección y fijar metas asequibles de forma regular, "esta semana debe estar preparado el análisis previo, la semana que viene planearemos la implementación".
Son estas metas intermedias en las que debemos hacer hincapié en las planificaciones porque son mucho más fáciles de comunicar y de comprender, incluso para nosotros mismos. Nuestra mente está mejor preparada para procesar información concreta y que se refiera a algo lo más inminente posible.
Una buena práctica es establecer metas intermedias cada mes, nunca más largas que un trimestre, y hacer pequeñas celebraciones por la consecución de los hitos. Las pequeñas victorias son un buen alimento para la motivación.
El secreto mejor guardado de la productividad personal no está en hacer más cosas en menos tiempo, está en saber elegir qué hacer y cuándo hacerlo. Para saber qué hacer en cada momento es necesario tener claro cuál es nuestro objetivo, y resulta mucho más efectivo manejar un objetivo fácilmente alcanzable que un objetivo demasiado grande, vago o alejado en el tiempo.
